Toplantılar iş dünyamızın olmazsa olmazıdır. Online toplantılar gün geçtikçe daha çok tercih edilse de özellikle Pandemi ile birlikte hepimiz hızlıca bu duruma uyumlanmak zorunda kaldık. Artık neredeyse tüm iş süreçlerini online yürütmeye çalışıyoruz. Online toplantılar her ne kadar hızlıca organize edilip kolayca gerçekleştirilebilse de aynı zamanda dikkatinin daha çabuk dağılması söz konusu olabiliyor.
Peki iş günümüzün ciddi bir bölümünü oluşturan online toplantıları daha verimli hale getirmek için neler yapmalıyız diyorsan aşağıdaki ipuçlarını incele!
-
Toplantıya bağlanmadan önce teknik problem oluşmasını önlemek için gerekli kontrollerini yapabilir zamanını daha verimli kullanabilirsin.
-
Aylık, haftalık ve günlük olarak iş yoğunluğumuza göre gündemlerimiz değişebilir. Uzaktan çalışırken bunların takibi daha da güç olabilir. Katılımcıları aynı noktada buluşturmak için düzenli gündem toplantıları organize edebilirsin.
-
Toplantı öncesinde gündemi ve somut hedefleri belirleyerek sorularını hazırlayabilirsin, bu durum hem katılımcıların hem de senin aktif olarak devam eden tartışmaya katılmana yardımcı olur.
-
Toplantı öncesi kişilerin inceleyip hazırlanabilmesi için bahsedeceğin dokümanları toplantı öncesinde paylaşabilir, ekran paylaşımlarını yapabilirsin.
-
Birden fazla katılımcının olduğu online toplantılarda söz almak veya soru sormak daha zor olabiliyor. Toplantı başında bir akış belirleyerek katımcılara ne zaman söz hakkı verileceği ve ne zaman soru soracakları konusunda bilgilendirme yapabilirsin.
-
Online toplantı yapmak için; Skype, Zoom, Microsoft Teams,
Google Meet, Free Conference Call sanal toplantı
platformlarını kullanabilirsin.
- o Skype: Görüntülü konuşma denilince akla ilk gelen, en popüler ve en yaygın ücretsiz görüntülü görüşme programlarından biridir. Skype sayesinde ücretsiz görüntülü ve sesli konuşabilir, ekran paylaşımı, grup çağrıları, anlık mesaj göndermi ve dosya paylaşımı gibi birçok özelliği kullanabilirsin.
- o Zoom:Son günlerde popülerliğini artıran bu uygulama ile online ekip toplantılarını gerçekleştirebilir, sunum ve ders gibi işlemlerini de yapabilir hatta toplantı esnasında katılımcıların geri bildirimlerini toplamak için anket oluşturabilirsin.
- o Microsoft Teams: Online bir toplantı programının olmasının yanı sıra aynı zamanda program içinde kişiye çeşitli imkanlar sunar; toplantı içerisinde not alma, toplantıyı kaydetme, ekran paylaşımı ve anlık mesajlaşma bu özelliklerden bazıları.
- o Google Meet: Google ekibi tarafından geliştirilen ve yüksek katılımcının erişim sağlayabildiği bu uygulamayı hem masaüstü hem de mobil olarak kullanabilirsin.
- o Free Conference Call: Sunduğu birçok özelliğiyle online toplantı, sunum ve video konferanslar düzenleyebilirsin.